Un processus regroupe l’ensemble des activités et des moyens mis en oeuvre par l’entreprise pour la réalisation de sa chaîne de valeurs visant à satisfaire les besoins de ses clients. Un processus se caractérise par :

• Sa structure reproductible d’activités ordonnancés dans le temps et dans l’espace avec une finalité.
• Un processus peut être décrit, défini, modélisé et formalisé.
• Un processus peut être reproduit pratiquement à l’identique à chaque fois qu’il est exécuté.

Il est parfois difficile de déterminer le niveau adéquat de détails requis. C'est pourquoi une démarche systématique est nécessaire pour définir et documenter de façon optimale ses processus d'entreprise. 

L'approche BPM (Business Process Management)

L'objectif principal du BPM est de donner l'entreprise une visibilité de bout en bout sur ses processus et de garantir que ceux-ci sont en permanence adaptés à son environnement en constante évolution et alignés sur la stratégie. Le BPM est itératif et est orienté vers l'amélioration continue.

Modélisation ➢ Informatisation ➢ Déploiement ➢ Exécution ➢ Supervision ➢ Optimisation ➢  Changements

42 par 8 préconise plus spécifiquement l'approche BPMN, un standard international éprouvé et largement répandu. La modélisation d'un processus par BPMN débute par trois questions fondamentales :

• Qui fait quoi? 
• Que fait-on? 
• Quelle est la séquence des activités?

Nous allons ensuite en profondeur avec la rédaction des procédures où nous documentons les instructions de travail pour réaliser chacune des activités. Comment l’activité est-elle réalisée? Quelles sont ressources requises et le protocole applicable? 

L'approche BPMN permet de documenter de manière détaillée toutes les étapes qui doivent être réalisées par les différentes parties prenantes pour chaque tâche, les contrôles associés et les actions correctrices appropriées. 

Une documentation de processus basée sur BPMN peut fournir les spécifications requises pour sélectionner la solution logicielle qui permettra l'automatisation des processus métier.